CODE DE CONDUITE POUR LES MEMBRES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
1. Définition
Dans le présent code, le terme "membre" désigne principalement un membre du conseil d'administration de la société, mais aussi, selon le contexte, les membres des comités créés par le conseil d'administration qui ne sont pas membres du conseil d'administration. Le code ne s'applique aux membres que lorsqu'ils agissent en cette qualité.
2. Interprétation
Les questions relatives à l'interprétation du code ou les préoccupations concernant la conduite d'un membre doivent être adressées en premier lieu au président ou au secrétaire.
3. Principes fondamentaux
Les membres adhèrent à la déclaration de mission et aux valeurs fondamentales adoptées par le conseil d'administration comme principes directeurs de la société. En outre, les membres agissent conformément aux principes suivants :
a. Altruisme
Les membres agissent au mieux des intérêts de la société et ne recherchent ni n'acceptent indûment aucun avantage financier ou autre pour eux-mêmes ou pour des personnes qui leur sont étroitement liées, ou pour des personnes avec lesquelles ils ont une entreprise ou un lien personnel étroit.
b. Intégrité
Les membres ne se placent pas dans une situation où leur intégrité ou leur indépendance pourrait être légitimement mise en cause.
c. Responsabilité
Les membres sont responsables de leur conduite et peuvent justifier leur conduite si le Conseil le leur demande.
d. Honnêteté
Les membres sont honnêtes et divulguent leurs intérêts financiers et autres intérêts pertinents conformément aux lignes directrices sur les déclarations d'intérêt figurant à l'annexe du présent code.
e. Direction
Les membres promeuvent les principes de ce code et donnent l'exemple.
f. Égalité et diversité
Les membres se conforment aux bonnes pratiques en matière d'égalité et de diversité et encouragent les autres à respecter ces pratiques.
g. Respect
Les membres doivent suivre les principes de respect mutuel et de bonne foi dans toutes leurs relations, en comprenant que d'autres peuvent avoir une opinion tout aussi forte et différente de la leur. Les membres traitent leurs collègues avec respect et n'adoptent aucun comportement envers les autres membres ou le public qui pourrait raisonnablement être interprété comme discriminatoire, intimidant ou harcelant.
4. Application des principes
a. Collégialité
Les membres reconnaissent que les décisions avec lesquelles ils sont en désaccord peuvent être prises à la majorité du conseil d'administration. Les membres peuvent être en désaccord, mais ne cherchent pas à faire obstacle à la mise en œuvre des décisions dûment prises.
b. Rôles des membres et des bénévoles
Les membres reconnaissent que les dirigeants et les bénévoles font partie d'une structure de gestion hiérarchique responsable devant le conseil d'administration pour la mise en œuvre des décisions de l'entreprise, et non devant les membres individuels. Les membres ne placent pas les dirigeants ou les bénévoles dans une position où ce principe pourrait être compromis.
c. Confidentialité
Les membres ne communiquent pas ou ne facilitent pas la communication d'informations qui leur sont données à titre confidentiel en tant que membres ou qui entrent autrement en leur possession dans des circonstances où la nécessité de confidentialité est expressément indiquée ou lorsqu'il apparaît que la nature ou le contenu des informations doivent rester confidentiels. Pour éviter tout doute, il est permis de communiquer ces informations à un autre membre (sauf si ce membre a un conflit d'intérêts qui l'empêcherait d'avoir accès à ces informations). Les délibérations et les décisions du conseil d'administration et des comités sont confidentielles et doivent être respectées, même si un membre n'est pas d'accord avec ces délibérations et décisions.
d. Normes de débat
Les membres respectent des normes élevées de courtoisie et de respect dans toutes les réunions du conseil d'administration et de la société.
e. Questions financières
Les membres traitent de manière responsable et prudente les questions financières considérées comme faisant partie des affaires du Conseil, en particulier les propositions de dépenses. Les membres ne prennent aucun engagement financier au nom de la société sans l'autorisation expresse du conseil d'administration.
f. Cadeaux et hospitalité
Les membres n'offrent ni n'acceptent de cadeaux ou d'hospitalité lorsque cela peut mettre en doute leur intégrité ou leur indépendance. Les cadeaux et les marques d'hospitalité offerts ou reçus par un membre doivent être défendables et proportionnés, et une valeur supérieure à 100 dollars doit être signalée au secrétaire ou au président dans les 14 jours.
g. Élections
Les membres n'utilisent pas abusivement la société ou les réunions du conseil d'administration pour faire des déclarations partisanes ou électorales pour leur propre cause.
h. Présence aux réunions
Les membres s'engagent à assister aux réunions du conseil d'administration et à d'autres réunions de la société, sauf si des raisons personnelles ou professionnelles contraignantes les en empêchent, et ne demandent une autorisation d'absence aux réunions du conseil d'administration qu'en cas d'absolue nécessité.
i. Parler au nom de la société
Les membres ne se présentent pas comme parlant officiellement au nom de la société lorsque ce n'est pas le cas et évitent d'être placés dans une position où ils pourraient être présentés à tort comme parlant au nom de la société. Les membres suivent les lignes directrices pour l'utilisation des médias sociaux énoncées dans l'annexe du présent code.
ANNEXE AU CODE -
CONFLITS D'INTÉRÊTS ET DÉCLARATIONS D'INTÉRÊTS
1. Points généraux
a. Les membres déclarent tous les intérêts pertinents au moment où la question concernée est soulevée, que ces intérêts aient ou non été inscrits au registre des intérêts des membres (voir ci-dessous). En cas de doute, un intérêt est toujours déclaré.
b. Si un membre a un intérêt qui pourrait l'amener à être influencé, ou à être raisonnablement perçu comme étant influencé, par la possibilité d'une perte ou d'un gain personnel important de nature financière ou non financière, l'intérêt sera considéré comme préjudiciable et le membre ne prendra pas la parole ou ne votera pas sur cette question et pourra également se retirer de la réunion.
c. Si un membre a un intérêt dans une affaire où une perte ou un gain personnel significatif ne pourrait survenir mais qu'il a un lien personnel ou une implication antérieure dans une question, il sera laissé à la discrétion du membre (ayant déclaré l'intérêt) de prendre part ou non à la procédure, selon qu'il estime pouvoir apporter un esprit ouvert à la question.
d. Un membre qui a identifié un domaine potentiel de conflit d'intérêts consultera le président (ou, en son absence, le secrétaire).
2. Registre des intérêts
Les intérêts suivants (liste non exhaustive) sont déclarés dans le registre :
1. Postes occupés dans le cadre de l'emploi ou de l'exercice de la profession, y compris les partenariats et les postes de direction.
2. Tout contrat de biens, de services ou de travaux entre la société et le membre ou toute entreprise ou organisation dans laquelle le membre est associé, directeur ou employé.
3. Tout poste occupé dans un organisme public ou professionnel (autre que la société) qui peut avoir un impact sur la société.
4. Appartenance à un organisme (y compris une parti politique) dont l'objectif principal est d'influencer l'opinion publique ou la politique dans des domaines pertinents pour le travail de la société.
5. Tout intérêt financier important en rapport avec le travail de la société.
6. Intérêts d'un parent ou d'une partie liée du membre, lorsque -
(a) le membre est conscient de l'intérêt, et
(b) un observateur impartial pourrait raisonnablement percevoir un conflit d'intérêts.
L'enregistrement d'un intérêt ne dispense pas de déclarer cet intérêt dans le débat lorsque le besoin s'en fait sentir.
ANNEXE AU CODE -
LIGNES DIRECTRICES POUR L'UTILISATION DES MÉDIAS SOCIAUX
Ces lignes directrices font référence à l'utilisation des médias sociaux et définissent les attentes quant à la conduite des membres en ce qui concerne l'utilisation des médias sociaux en leur qualité de représentants de la société utilisant tout type d'appareil connecté à Internet.
Définition des médias sociaux
Aux fins de la présente politique, les médias sociaux sont un type de médias interactifs en ligne qui permettent aux parties de communiquer instantanément entre elles ou de partager des données dans un forum public. Cela inclut les forums sociaux en ligne tels que Twitter, Facebook et LinkedIn. Les médias sociaux comprennent également les blogs et les sites Web de partage de vidéos et d'images tels que YouTube et Flickr, les forums de discussion, les groupes de courrier électronique et les messageries instantanées.
Comme il y a beaucoup plus d'exemples de médias sociaux que ce qui peut être énuméré ici et qu'il s'agit d'un domaine en constante évolution, les membres sont encouragés à suivre les présentes lignes directrices en ce qui concerne tous les médias sociaux qu'ils utilisent. L'absence ou le manque de référence explicite à des médias sociaux spécifiques ne limite pas l'application de cette politique.
Lignes directrices pour l'utilisation des médias sociaux
La société encourage les membres à faire un usage raisonnable et approprié des médias sociaux dans le cadre de leur participation à la société. Il s'agit d'un élément important de la manière dont nous communiquons avec nos membres, notre personnel et tout autre membre du public, et dont nous promouvons nos services et partageons les informations.
Les membres sont conscients à tout moment que, tout en contribuant aux activités de la société sur les médias sociaux, ils représentent la société et adhèrent aux directives suivantes.
Les membres utilisent les mêmes garanties que pour toute autre forme de communication sur la société dans la sphère publique. Ces garanties comprennent ce qui suit :
- s'assurer que la communication a un but et un avantage pour la société ;
- obtenir l'avis du président avant de se lancer dans une campagne publique utilisant les médias sociaux ; et
- faire vérifier et corriger le contenu avant sa publication.
Les communications que les membres font à titre professionnel par le biais des médias sociaux :
- ne jettent pas le discrédit sur la société, par exemple
- en critiquant les membres, les bénévoles, les collègues ou tout autre membre de la société ou du public ou en discutant avec eux ;
- en faisant des commentaires diffamatoires sur des individus ou d'autres organisations ou groupes ; ou
- en faisant la publication d'images inappropriées ou de liens vers des contenus inappropriés.
- ne violent pas la confidentialité, par exemple :
- en révélant des informations commerciales sensibles ou des informations appartenant à la société ;
- en donnant des informations confidentielles sur une personne (comme un collègue, un bénévole, un membre ou toute autre partie impliquée dans la société) ou une organisation (comme un club rival) ; ou
- en discutant du fonctionnement interne de la société ou de ses futurs plans d'affaires qui n'ont pas été communiqués au public.
- ne violent pas le droit d'auteur, par exemple
- en utilisant les images ou le contenu écrit de quelqu'un d'autre sans autorisation ;
- en omettant de mentionner les cas où l’autorisation a été donnée de reproduire quelque chose.
- ne font rien qui pourrait être considéré comme un acte discriminatoire, intimidant ou équivalent à du harcèlement, par exemple
- en faisant des commentaires offensants ou désobligeants concernant le sexe, le changement de sexe, la race (y compris la nationalité), le handicap, l'orientation sexuelle, la religion ou les convictions ou l'âge ;
- en utilisant les médias sociaux pour intimider une autre personne (comme un collègue, un employé de la société, un bénévole, un membre ou toute autre partie en relation avec la société) ; ou
- en faisant la publication d'images discriminatoires ou offensantes ou de liens vers de tels contenus.
Mesures disciplinaires concernant l'utilisation des médias sociaux
Tous les membres adhèrent à la présente politique. Tout manquement à cette politique peut entraîner l’application de mesures disciplinaires en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et des règlements de la société.