Club de curling de Sutton Ltée
Politique de Confidentialité et de Protection des Renseignements
1. PRÉAMBULE
Le Club de curling de Sutton est un organisme sans but lucratif en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (ci-après, « la corporation ») qui œuvre dans le domaine du sport amateur. La corporation comprend l’importance de respecter la confidentialité des renseignements qui lui sont divulgués. En raison de la nature de ses activités, elle reconnait qu’il est primordial d’encadrer la protection des renseignements personnels par l’entremise de la présente politique afin d’assurer la protection de la vie privée, et ce, conformément aux exigences législatives applicables.
2. CHAMP D’APPLICATION
Cette politique s’applique à tous les membres, bénévoles, administrateurs, entraineurs et employés de la corporation. La protection des renseignements personnels détenus par la corporation est une obligation qui vise toute personne autorisée à effectuer le traitement de ces renseignements au sein de l’organisation.
3. OBJECTIF
L’objectif de cette politique est de définir les principes directeurs de la corporation quant à la protection des renseignements personnels qu’elle collecte, utilise, communique et conserve dans le cadre de ses activités.
4. DÉFINITION
a. « Renseignements personnels »
Les renseignements personnels sont des renseignements qui permettent d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique. Les renseignements personnels collectés par la corporation sont, notamment mais non limitativement, les suivants : prénom, nom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, sexe, langue et date de naissance.
b. « Renseignement personnel sensible »
Un renseignement personnel est de nature sensible s’il requiert un haut degré d’attente raisonnable concernant la vie privée. Les renseignements financiers recueillis par la corporation, les numéros d’assurance sociale ainsi que le casier judiciaire sont des renseignements personnels sensibles. Le casier judiciaire des entraîneurs, des bénévoles, des administrateurs et de tout autre employé de la corporation font partie des renseignements personnels qui peuvent être recueillis par nous ou par des organismes affiliés.
5. LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La corporation collecte uniquement les renseignements personnels requis dans le cadre de ses activités. Elle s’engage à utiliser les renseignements personnels seulement aux fins pour lesquelles ils ont été demandés et pour lesquelles une personne a consenti à les fournir à la corporation. Dans l’éventualité où la corporation aurait besoin d’utiliser des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles une personne avait initialement donné son consentement, la corporation s’engage à obtenir un nouveau consentement. Les renseignements personnels sont notamment collectés par l’entremise du site web, de formulaires et d’entretiens téléphoniques ou en présentiel. Le but de la collecte est de fournir des services de qualité.
La collecte de renseignements personnels est un processus transparent et requiert le consentement manifeste, libre et éclairé de chaque personne auprès de qui ils sont collectés. Le consentement doit être explicite pour la collecte de renseignements personnels sensibles. Le consentement sera requis sauf dans les situations exceptionnelles prévues par la loi. La corporation requiert le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur légal pour collecter des renseignements personnels concernant une personne de moins de dix-huit (18) ans.
6. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels seront utilisés pour :
- Adhérer à la corporation
- Vérifier l’identité d’un membre
- Envoyer des communications marketing et promotionnelles
- Envoyer des courriels informatifs
- Inscrire un membre à une activité
- Inscrire une personne à une formation
- Remplir nos obligations de rapport auprès de Curling Québec, de Sport Québec, des gouvernements du Québec et du Canada
- Effectuer ou recevoir des paiements
- Améliorer le service offert
7. COMMUNICATION
La corporation pourrait communiquer des renseignements personnels à des tiers avec le consentement de la personne concernée. Toutefois, il est à noter que certaines situations prévues par la loi permettent de communiquer un renseignement personnel sans avoir besoin d’obtenir le consentement. Les tiers avec qui la corporation communique des renseignements personnels sont les suivants : Curling Québec, à Sport Québec, au gouvernement du Québec et du Canada ainsi qu’aux assureurs et aux vérificateurs externes.
8. CONSERVATION
Les renseignements sont conservés dans un environnement sécurisé pour la période initialement convenue ou durant toute période nécessaire pour se conformer aux obligations légales, pour faire respecter des accords ou pour résoudre un litige à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise ou autorisée par la loi.
La corporation prend des mesures raisonnables afin d’assurer la mise à jour, l’exactitude et l’intégrité des renseignements personnels.
9. CONTRÔLE DE VOTRE MOT DE PASSE
Vous êtes responsable de toutes les actions entreprises avec le nom d'utilisateur et/ou le mot de passe que vous utilisez pour accéder au site web. Par conséquent, nous vous recommandons de ne pas divulguer votre mot de passe à des tiers. Si vous décidez de partager votre identifiant, votre mot de passe ou vos informations personnelles avec un tiers, vous êtes responsable de toutes les actions qui en découlent. Si vous perdez le contrôle de votre mot de passe, vous risquez de perdre une grande partie du contrôle de certaines informations personnelles. Par conséquent, si votre mot de passe a été compromis pour quelque raison que ce soit, vous devez immédiatement le modifier
10. DROIT D’ACCÈS, RECTIFICATION, RETRAIT ET DESTRUCTION
Toute personne peut accéder à ses renseignements personnels et présenter une demande de rectification, de retrait ou de destruction de ces derniers. Toute demande à cet effet doit être adressée par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 15).
Tel que requis par la loi, le Responsable de la protection des renseignements personnels répondra à toute demande d’accès ou de rectifications de la part d’un utilisateur dans les 30 jours de la réception de la demande.
Par souci de transparence et sur demande, la corporation s’engage à fournir les informations suivantes :
- Les renseignements personnels qu’elle détient au sujet de la personne qui en fait la demande
- Une liste des catégories de personnes qui ont accès aux renseignements personnels
- La durée pour laquelle les renseignements personnels sont conservés
- Les coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels
Ces informations seront transmises dans un format technologique structuré et couramment utilisé, tel que requis par la loi.
Il est à noter que lorsqu’un renseignement est effacé ou modifié, une copie des renseignements personnels présents avant la modification ou la suppression dans nos dossiers est conservée pendant la durée requise pour se conformer aux obligations légales et fiscales.
11. DESTRUCTION ET ANONYMISATION
La destruction ou l’anonymisation des renseignements personnels est effectuée à la fin de leur cycle de vie, soit lorsque la finalité pour laquelle l’information a été collectée est accomplie ou selon ce qui est prévu par la loi.
12. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS
Les renseignements personnels collectés sont conservés dans un environnement sécurisé. De plus, seuls les représentants de la corporation autorisés ont accès à l’ensemble des renseignements personnels. Les représentants sont tenus de respecter la présente politique. Le nom, numéro de téléphone et adresse électronique des membres sont disponibles sur le site web pour les autres membres afin de communiquer avec les membres de l'équipe ou de contacter d'autres personnes lorsqu’on recherche un joueur de remplacement.
Il est à noter que la sécurité de données transmises par l’entremise d’Internet ou d’un réseau sans fil ne peut pas être garantie. Il est donc important de savoir que, malgré tous les efforts déployés par la corporation pour protéger les renseignements personnels, il existe certains risques hors de son contrôle.
13. LIENS VERS D’AUTRES SITES
Le site web de la corporation contient des hyperliens vers d’autres sites. La présente politique ne s’applique pas à ces autres ressources. Lorsque vous quittez le site web de la corporation, veuillez vous référer à la politique de confidentialité du site sur lequel vous êtes en train de naviguer.
14. INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ
En cas d’incident relatif aux renseignements personnels, la corporation prendra des mesures raisonnables pour minimiser le préjudice qui pourrait en découler et prendra les mesures nécessaires pour prévenir un incident de même nature dans le futur. La corporation s’engage à informer les personnes concernées s’il existe un risque raisonnable de préjudice à la suite de l’incident ou si un avis est autrement requis par la loi.
En cas d’incident pouvant causer un préjudice sérieux, la Commission d’accès à l’information en sera avisée tel que requis par la loi. La corporation s’engage à tenir registre des incidents de confidentialité qui pourrait être communiqué, sur demande, à la Commission d’accès à l’information.
15. RESPONSABLE DE L’APPLICATION DE LA POLITIQUE
Le Responsable de la protection des renseignements personnels est le président de la corporation.
Pour toutes questions, préoccupations, demandes ou plaintes concernant la politique, veuillez contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante :
16. MISE À JOUR
Afin d’améliorer la politique et de suivre l’évolution des normes en matière de protection des renseignements personnels, la politique sera mise à jour au besoin. Toute modification doit respecter les valeurs et les règlements de la corporation.
17. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur lors de son adoption par le conseil d’administration.
Ce document a été mis à jour pour la dernière fois, le 20 octobre 2024.